تقوم الكثير من المنظمات والمؤسسات الحكومية والخاصة بكل دولة بعمل الكثير من الفعاليات التي تتمثل في المهرجانات والمؤتمرات والندوات ، ولكن التحضير والتنظيم لعمل تلك الفعاليات ليس بشيء سهل أو بسيط ، حيث يحتاج إلى دراسة وتخطيط مبكر ، ولذلك هناك مهارات يلزم أن يتحلى بها فريق تنظيم الفعاليات لتحقيقها وعملها لأفضل شكل.

أهمية دراسة علم تنظيم الفعاليات

يمكننا توضيح أهمية دراسة وتعلم كيفية تنظيم الفعاليات من خلال الآتي :

– يساعد تنظيم الفعاليات والتحضير لها في الوصول للفئة المطلوب استهدافها من المجتمع ، مما سيؤدي بالتحقيق من تحقيق ما ترجوه وتأسست عليه تلك الفعاليات.

– تعتبر دراسة تنظيم وعمل الفعاليات من المقومات الأساسية لنجاح المؤتمرات والمعارض المحلية والدولية.

– تساهم الدورات التدريبية والتعليمية للفعاليات في تعليم المتدربين بعض الأسس الهامة مثل ضرورة تبادل الأفكار ومشاركتها ، كما أنها تعمل على تنمية القدرات العقلية والذهنية ، بالإضافة إلى فائدتها في تقريب وجهات النظر.

– تسوق الدورات التدريبية المتدرب إلى تحديد بعض النقاط الهامة واللزمة فقانة الفعاليات (المؤتمرات – الحفلات  -المعارض).

ما هي أهم الإجراءات لتنظيم الفعاليات

بعد حصول المتدربين على فترة تعلم كيفية التعامل والتنظيم للفعاليات يكونوا على استعدادا للقيام بعض الإجراءات المدروسة لتنظيم الفعاليات بمختلف أشكالها ونوعياتها ، وتتمثل تلك الإجراءات في الآتي :

– تحديد الهدف من إقامة الفعاليات سواء كانت ندوة أو مؤتمر أو معرض وعادة يكون ذلك الهدف هو شعار الفاعلية ويتم الإعلان عنه على وسائل التواصل الاجتماعي أو شبكات التلفيزيون أو الوسائل الإعلامية الأخرى المعروفة مثل الراديو والجرائد والمجلات والصحف.

– تحديد الفئات المدعوة والمستهدفة لحضور الفعاليات سواء كانوا أشخاص أو ممثلين لمؤسسات وشركات وإعلامهم بمواعيد الفعاليات من خلال وسائل التواصل المختلفة مثل هواتفهم أو مراسلتهم عبر البريد الالكتروني.

– تنظيم برنامج متكامل يحتوي على كافة المواضيع المراد مناقشتها وعرضها من خلال الفعاليات ، ولا شك أن تلك المواضيع تنقسم إل مواضيع فرعية وأساسية.

– تحديد الممثلين الرسمين والمتحدثين للفعاليات ، ويتم اختيارهم على حسب نوعية الفعاليات والمجال الخاص بها ، فعلي سبيل المثال إذا كانت الفعاليات لمهرجان سينمائي سيكون ممثليه من الممثلين والإعلاميين المشهورين.

– القيام بتحديد مواقيت ومواعيد الفعاليات حتى يتم إعلام الجمهور لتلك الفعاليات بها ، ويمكن الإعلان عن تلك المواعيد من خللا المواقع الالكترونية أو الصفحة الرسمية للفاعلية أو من خلال الوسائل الإعلامية.

– ضرورة التنظيم المبكر والمسبق لحفل افتتاح الفعاليات وحفل ختامها من خلال حجز مكان إقامة الفاعلية والأشراف على جميع الأعمال التي ستدور فيها ، ولا شك أن ذلك يكون بحاجة إلى عدد كبير من العمال ومصممين الديكور وغيرهم الكثير من الفنيين.

ما هي أسباب المشاركة في تدريب تنظيف الفعاليات

– التعرف على مهاراتك وتقدير ومعرفة إمكانياتك للتأكد من تناسبها مع العمل المطلوب لتنظيم الفعاليات.

– حتى تكون على دراية كاملة بالأعمال التي يلزم القيام بها خلال فترة التحضير للفعالية ، حيث أن التدريب يمدك بكافة المعلومات.

– للتطور بمجال تنظيم وتحضير الفعاليات ، حتى يمكنك بعد ذلك بسهولة عمل شركة خاصة بك مسئولة عن تقديم تلك النوعية من الخدمات ، ولا شك أن ذلك سيكون مشروع مربح لك.

– حتى تتمكن من تحديد وتحقيق أهدافك المنشودة في تقديم عناية كاملة بفاعلية معينة ، فمن الممكن أن تكون صاحب فكرة الفاعلية ومنظمها في نفس ذات الوقت.

– تساعد تلك التدريبات في تطوير الذات للمتدرب ، كما أنها تمكنه من الحصول على أفضل وأرقى المعايير الدولية لإقامة الفعاليات.

– لتعلم وتفهم أنماط إدارة الأعمال والتخطيط المسبق لأي عمل إداري ، مما سيؤهلك أيضا للدخول بسوق العمل ، ولا شك أن سيصبح يوما مقوم أساسي من مقومات نجاحك بشروعك أيا كان مجاله.

ما هي أهم المهارات الواجب تعلمها لإقامة فعاليات

يمكننا توضيح بنبذة بسيطة عن أهم المهارات التي يبج توافرها في المتدرب وهي :

– يلزم أن يتحلى المتدرب بالثقة في النفس والقدرة على مواجهة الصعوبات.

– لابد من التركيز على الأهداف الخاصة بالفعاليات وتجنب الدعاية المستمرة دون عمل ما يثبت قيمة الفاعلية مهما كان مجالها سواء كان خيري أو اقتصادي أو اجتماعي أو سياسي أو ديني.

– الانتظام على العمل الدؤوب طوال فترة التنظيم للتأكد من تطبيق نقاط وإجراءات الفعاليات بالشكل الصحيح المؤدي إلى نجاحها بشكل مؤكد.